Terug naar overzicht



Octopus pakt deze lente uit met een reeks nieuwe updates.

26/3/2021
 
Naar jaarlijkse gewoonte lanceert Octopus in het voorjaar en in het najaar een nieuwe “release”. In deze nieuwe release zitten een aantal handige updates verpakt. Een aantal features vangen onze aandacht: zo kan je automatisch gaan boeken en willen ze de band met de ondernemer versterken door middel van een klantenportaal.
 
Alle features vind je ook terug op hun website:
 
1. Een klantenportaal om de samenwerking te boosten
2. Automatisch boeken
3. Automatisch boeken deactiveren voor bepaalde leveranciers
4. Bekijken wat automatisch geboekt werd via de lijsten
5. Meerdere dagboeken tegelijkertijd gebruiken
6. Fiscaal beroeps bij financiële en diverse boekingen automatisch laten berekenen
7. Aanpassingen in het kader van Brexit
 

Zin om de stap richting automatisatie te zetten?

 
Bij Octopus kies je dan voor automatisch boeken. Automatisch, maar met controle. Jij kiest zelf welk type documenten en van welke bron afkomstig al dan niet automatisch mogen geboekt worden. Boek je bepaalde facturen liever manueel? Geen probleem, je maakt voor jezelf uit wat automatisch mag en wat niet.
 
Maar ook dan wil je achteraf nog kunnen zien welke boeking jij zelf hebt ingebracht en welke boeking automatisch verliep. Daarvoor hebben ze een kleurencode geïntroduceerd: boekingen in het oranje zijn automatische boekingen, of “te controleren” boekingen. Wil je snel een overzichtje van alle te controleren boekingen? In het aankoopboekingsscherm kan je gemakkelijk bladeren tussen alle of enkel te controleren boekingen. Ook in lijsten kan je filteren op deze te controleren boekingen.
 
Opdat je op vlak van automatisch boeken niet hoeft te kiezen tussen alles of niets, heeft Octopus eraan gedacht jou zelfs tot op relatieniveau te laten bepalen of er automatisch geboekt mag worden of niet. Zo behoud jij controle. Eerst stel je automatisch boeken in volgens type document, vervolgens maak je uitzonderingen op relatieniveau…
 

Automatisatie, loopt dat niet mis?

 
De controle uit handen geven, het werk aan de computer overlaten… daar is Octopus ook geen fan van. Voor je het weet worden er documenten verkeerd geboekt!
Daarom zijn er een aantal controles ingebouwd in de toepassing. Het document dat automatisch geboekt moet worden moet aan een aantal voorwaarden voldoen (xml of ubl), de instellingen moeten op dossier en relatieniveau kloppen, voor de factuurdatum op het document moet in het dossier een geldig boekjaar of periode aanwezig zijn. De periode mag niet gesloten of beveiligd zijn, het totaalbedrag moet kloppen, de muntcode moet geldig zijn, het dagboek mag niet bij een andere gebruiker actief zijn…
Kortom, een hele resem checks die alleen maar de betrouwbaarheid verhogen.
 

Het klantenportaal van Octopus

 
We vingen dit filmpje van Octopus op Youtube op:
 

 

En verwijzen voor meer informatie door naar de website van Octopus: https://www.octopus.be/nl/abonnementen/klantenportaal

Aan jullie om het verder te ontdekken!